Когда бизнесу нужна ERP, а когда хватит таблиц

ERP нужна, когда таблицы перестают быть учётом: одни и те же данные вводят в нескольких файлах, цену считают отдельно, а всю картину знает один человек. Пока учёт ведут несколько человек, связи между данными простые и ошибка стоит недорого, хорошо организованных таблиц хватает. Переходить на систему стоит не тогда, когда «все так делают», а когда таблицы начинают стоить денег — ошибками, переносами и решениями, которые принимаются слишком поздно.

Когда таблиц достаточно

Excel и Google Таблицы — нормальный инструмент учёта, если:

• в них работают несколько человек, и каждый понимает весь файл;
• данные почти не связаны между собой — список клиентов отдельно, платежи отдельно, и сводить их нужно редко;
• ошибка заметна сразу и исправляется за минуту;
• права доступа не нужны: всем можно видеть всё.

Таблицы можно сделать надёжнее и без разработки. Выпадающие списки вместо ручного ввода, защищённые формулы, одна общая таблица вместо копий у каждого менеджера. В Google Таблицах есть ещё и история изменений: видно, кто и когда поменял ячейку. Если это решает проблему — ERP пока не нужна, и тратить на неё деньги рано.

Признаки, что пора переходить на ERP

Одни данные вводят несколько раз. Заказ записали в таблицу продаж, потом в таблицу склада, потом в отчёт. Каждый перенос — шанс ошибиться, и скоро цифры в трёх файлах перестают сходиться.

Цена или себестоимость считается отдельно. Если для расчёта нужно открыть другой файл и подставить значения руками, рано или поздно кто-то продаст по старой цене.

Единицы учёта не совпадают. Покупаете одно, продаёте другое: отель покупают номерами, а продают местами; товар производят партиями, а продают поштучно. Таблица такие связи держит плохо — их держит человек, который помнит, как всё устроено.

Нужны роли и права. Менеджер не должен видеть маржу, бухгалтер — менять состав пакета, партнёр — чужих клиентов. В таблице это решается только копиями файлов, а копии расходятся.

Руководитель узнаёт о проблеме поздно. Долги клиентов, просрочки, свободные места — всё это в таблицах есть. Но чтобы увидеть картину, их нужно свести, а сводят их раз в месяц, когда исправлять уже поздно.

Если совпал один признак, иногда хватает навести порядок в таблицах. Если почти все — таблицы уже обходятся дороже системы. Чтобы это увидеть, консультант не нужен: спросите сотрудников, сколько часов в месяц уходит на сведение файлов и поиск ошибок, и вспомните последние неприятные случаи — место, проданное по старой цене, забытую оплату, двойную бронь. Это и есть цена таблиц, просто она нигде не записана.

Туроператор, у которого всё было в Excel

У Hickmet, туроператора хаджа и умры, весь учёт жил в Excel — от перелётов и броней отелей до платежей и расселения. Пакет собирали вручную, цену считали в отдельной таблице, и связь между ними держалась на внимательности сотрудников.

Сначала я разобрал, из чего состоит пакет: перелёт с пересадками, отели в Мекке и Медине, трансферы, наборы паломника, гиды, услуги. Цена места складывается из себестоимости номера и маржи — своей для каждого типа размещения, от одноместного до четырёхместного. В системе это превратилось в мастер турпакета из пяти шагов: перелёты, брони отелей, услуги, цены, проверка.

Остальное легло вокруг пакета. Дата рождения и пол клиента подставляются из ИИН. Платежи в долларах и тенге сводятся к одной валюте по курсу на дату. Расселение по комнатам и выгрузки в Excel — там же. Доступ к каждому модулю настраивается отдельно: нет, смотреть или править.

Ни один из этих шагов не сложный сам по себе. Сложно держать их вместе в таблицах, когда пакетов, клиентов и платежей становится много.

Производство, где данные теряются на каждом шаге

В Arba Wine, крупнейшем винном производстве Казахстана, данные появляются на каждом шаге — от розлива и маркировки до склада, заказа партнёра и доставки. Пока эти шаги живут в разных файлах и программах, каждый из них — место, где цифры теряются или начинают расходиться.

Поэтому система собрана вдоль этого пути: склад с QR-маркировкой, розлив и логистика со статусами, продажи и клиенты, кабинет партнёров и программа лояльности. Интернет-магазин и мобильное приложение работают на тех же данных, что и производство, а не живут отдельной жизнью со своими остатками.

Готовая ERP или своя

Своя система — не единственный вариант. Готовые ERP, в том числе отраслевые конфигурации 1С, хороши, когда процесс типовой: торговля, склад, производство по стандартной схеме. Их внедряют быстрее, а за развитие отвечает вендор.

Минус тот же, что у готовых CRM: процесс приходится подгонять под систему. Если ваш продукт устроен по-своему — как пакет туроператора, где отель покупают номерами, а продают местами, или как путь вина от розлива до заказа в приложении, — подгонка съедает выгоду. Тогда своя система оказывается разумнее: она с первого дня устроена так, как работает ваш бизнес, а не так, как его представлял вендор.

С чего начать, если ERP нужна

ERP не обязана появиться сразу целиком. Я начинаю с карты процессов: как работа идёт на самом деле, а не в регламенте. Потом выбираю модуль, который снимает главную боль: так польза видна сразу, а команда привыкает к системе постепенно, а не в один день. Первый такой модуль — от 3–⁠6 недель, дальше систему можно развивать по модулю за раз, с демо работающей версии раз в неделю. Ещё одно условие — человек со стороны бизнеса, который принимает решения по процессу. Без него ERP становится проектом разработчика, а не компании.

Два вопроса, которые задают почти всегда.

Что делать с 1С? Своя ERP не обязана заменять бухгалтерию. Часто правильнее оставить 1С для бухгалтерии и налоговой отчётности, а операционную работу — пакеты, склад, заказы — вести в системе, которая понимает ваш процесс, и связать их обменом.

Что будет с данными из таблиц? Их переносят со сверкой, чтобы цифры сошлись до тиына. Как это сделать, не останавливая работу, — в заметке «Как перенести учёт из Excel в систему». А если сомневаетесь между своей системой и готовой CRM, сравнение — в заметке «Своя CRM или amoCRM и Bitrix24».

Если таблицы у вас уже стоят денег, посмотрите, как я делаю учёт для туроператора и ERP для производства. Для других отраслей подход тот же: сначала разбор, потом первый модуль.